- En tu cuenta de Buildpeer, dirígete a la vista general de proyectos y selecciona el proyecto al que deseas ingresar.
- En la barra lateral izquierda, haz clic en la sección ‘Módulos’, y luego haz clic en el módulo ‘Reuniones’.
- Para comenzar el proceso, haz clic en el botón de ➕ Añadir que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Ahora podrás visualizar el formulario para crear una nueva reunión. En esta tarjeta encontrarás los campos que debes completar.
A continuación, te explicamos cómo llenarlos para programar la reunión correctamente:
- Título: completa este campo con el nombre de la reunión que quieres programar.
- Fecha de entrega: completa este campo con la fecha en que se llevará a cabo la reunión.
- Asistencia: elige el nombre de aquellas personas que se encontrarán en la reunión.
- Hora: selecciona la hora en la que se llevará a cabo la reunión.
- Privacidad: en este campo puedes definir quiénes tendrán acceso a la reunión. Si activas la opción de privacidad, sólo los usuarios seleccionados podrán visualizarla.
- Ubicación: en este campo define dónde se llevará a cabo la reunión.
- URL de la reunión: ingresa el enlace de la videoconferencia si la reunión se llevará a cabo de forma virtual.
- Estado: puedes elegir entre dos opciones: Abierto o Borrador. La opción ‘Abierto’ es para que una vez que se publique la reunión, los asignados puedan ver inmediatamente la reunión creada. La opción ‘Borrador’ se elige cuando no se ha finalizado de crear una reunión, así el usuario puede regresar a terminar de detallar la reunión antes de publicarla oficialmente, y cambiar el estado a ‘Abierto’. Cuando una reunión está en ‘Borrador’, únicamente el usuario creador es quien podrá visualizar esa reunión.
- Lista de distribución: selecciona los usuarios que formarán parte de la lista de distribución. Estos usuarios podrán visualizar la reunión, pero no podrán interactuar con ella. Este campo es útil para mantener informados a aquellos que no están citados a la reunión.
✏️ Campos obligatorios para la creación de una reunión:
- Título
- Fecha
- Hora
- Asistencia
- Al menos un elemento de agenda
- Después de llenar los campos para crear la reunión, haz clic en ➕ Nuevo Elemento de Agenda.
- Ahora podrás visualizar los campos para agregar un nuevo elemento a la agenda de la reunión. Esta función te permite organizar y estructurar los temas que se abordarán durante la reunión.
A continuación, te explicamos cada uno de ellos para que los completes de manera adecuada:
- Título: escribe el nombre del título del nuevo elemento de la agenda.
- Temas a discutir: haz clic en el botón ➕Añadir para agregar nuevos temas a discutir. Escribe una breve descripción de cada tema a tratar. Puedes agregar tantos temas como sea necesario.
- Hora: agrega el tiempo estimado para tratar la lista de temas de ese grupo de elementos de la agenda.
- Archivos: en este espacio puedes agregar documentos o archivos que sean relevantes para llevar a cabo la reunión.
Para finalizar, haz clic en el botón ‘Añadir’ en la esquina inferior derecha para guardar los elementos de la agenda.
- Repite el proceso anterior cuantas veces sea necesario para añadir más elementos a la agenda de tu reunión. Una vez que hayas completado tu agenda y llenado todos los datos de la reunión, haz clic en el botón ✅ Crear en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Ahora tu reunión está lista para ser visualizada y aparecerá en la pantalla principal del módulo.
📌 Nota: Recuerda a los asistentes que confirmen su participación en la reunión haciendo clic en el botón ‘Confirmar asistencia’, ubicado en la esquina superior derecha de la vista general de la reunión.
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