En una industria donde la precisión y la confianza lo son todo, mejorar la comunicación, el seguimiento de proyectos y la colaboración puede marcar la diferencia entre el éxito y los retrasos. Para Pórtico, una empresa de construcción y arquitectura en Monterrey, estos desafíos los llevaron a adoptar Buildpeer, una plataforma que ha transformado su forma de trabajar, la dinámica de su equipo y la experiencia de sus clientes.
Pórtico: Un legado de construcción personalizada
Pórtico nació hace 25 años gracias a la visión de dos ingenieros civiles que decidieron desarrollar proyectos residenciales en Monterrey. A lo largo de los años, la empresa se ganó una reputación por construir casas de lujo adaptadas a las necesidades de cada cliente. Sin embargo, esta flexibilidad en la personalización trajo consigo desafíos en la gestión de proyectos.
A diferencia de los proyectos comerciales que operan con costos, materiales y plazos predefinidos, los proyectos de Pórtico permitían a los clientes tomar decisiones en tiempo real sobre acabados, materiales y detalles arquitectónicos.
Si bien esto les daba un nivel de personalización inigualable, también generaba problemas administrativos y de comunicación.
La diferencia entre proyectos comerciales y residenciales
Cuando Alejandro Belden se unió a Pórtico, venía de entornos comerciales altamente estructurados, donde los procesos estaban definidos con cartas de precios unitarios y cronogramas detallados. En proyectos como Geométrica, Torre Lola y Pabellón, todo estaba organizado al milímetro.
Pero en Pórtico, el proceso era diferente: las decisiones se tomaban sobre la marcha con los clientes, lo que hacía difícil aplicar métodos administrativos rígidos. La información del proyecto,
fotos y registros estaban dispersos entre hojas de cálculo, correos electrónicos y chats de WhatsApp, lo que generaba desorden y dificultades para el seguimiento.
“El módulo de fotos cambió por completo la experiencia para los clientes. Se eliminaron las llamadas nocturnas para saber cómo iba la obra o la necesidad de estar en el sitio todos los días. Ahora, todo está documentado y accesible en un solo lugar.”
Este enfoque fragmentado reveló problemas clave:
- Falta de visibilidad en el avance de los proyectos
- Comunicación interna y externa ineficiente
- Documentación desorganizada y difícil de encontrar
A pesar de los intentos de Alejandro por organizar la gestión del proyecto con hojas de cálculo, los desafíos solo aumentaban a medida que los proyectos crecían.
La integración de Buildpeer
El descubrimiento de Buildpeer llegó en un momento clave. Tras intentar desarrollar su propio sistema de gestión sin éxito, Alejandro Belden conoció a Mauricio Valdez, CEO y cofundador de Buildpeer, y se dio cuenta de que la plataforma ya tenía la solución que había estado buscando. Buildpeer optimizó su flujo de trabajo al resolver problemas clave en la construcción:
- Comunicación centralizada: Toda la información del proyecto se consolidó en un solo lugar, eliminando la dependencia de WhatsApp para coordinar equipos, clientes y supervisores de obra.
- Actualizaciones diarias y documentación visual: El módulo de fotos se convirtió en una de las herramientas favoritas de los clientes de Pórtico. En lugar de depender de llamadas telefónicas o visitas constantes a la obra, los clientes ahora pueden ver reportes y fotos en tiempo real desde su celular.
- Gestión eficiente de archivos: Adiós a las carpetas físicas y versiones desactualizadas de documentos. Ahora, los clientes acceden a planos, contratos y reportes organizados digitalmente gracias a la integración en la nube con plataformas como Dropbox y OneDrive.
“El módulo de fotos cambió por completo la experiencia para los clientes. Se eliminaron las llamadas nocturnas para saber cómo iba la obra o la necesidad de estar en el sitio todos los días. Ahora, todo está documentado y accesible en un solo lugar.”
Mayor confianza y satisfacción del cliente
Uno de los cambios más significativos fue la mejora en la transparencia con los clientes. Ahora, los propietarios pueden ingresar a la plataforma y ver el estado de su proyecto en tiempo real: avances, instalación de materiales y reportes fotográficos con comentarios y fechas registradas.
“Esa tranquilidad se traduce en confianza, y esa confianza hace que la relación de trabajo sea más fluida y los clientes terminen más satisfechos.”
Además, las actualizaciones en tiempo real permitieron tomar decisiones más rápido. Si surgía un cambio en el diseño o un retraso en la entrega de materiales, los clientes eran notificados de inmediato, evitando demoras innecesarias.
De la confusión a la eficiencia
Antes de Buildpeer, administrar más de 100 fotos diarias a través de WhatsApp generaba caos y pérdida de tiempo. Ahora, todas las imágenes están organizadas, etiquetadas y disponibles en segundos, permitiendo a Pórtico consultar cualquier momento específico del proyecto cuando lo necesiten.Además, el equipo administrativo puede registrar entregas de materiales y cambios en el proyecto al instante, asegurando que supervisores, subcontratistas y clientes estén siempre alineados. Incluso los subcontratistas se adaptaron rápidamente a la plataforma, haciendo la colaboración más eficiente.
“Ahora los subcontratistas están usando Buildpeer. ¡Incluso me asignan tareas a mí! Eso demuestra que todos estamos más conectados y comprometidos.”
Resultados y mejoras clave
- Decisiones más rápidas: La comunicación centralizada y los reportes en tiempo real redujeron los retrasos en aprobaciones de clientes.
- Mejor colaboración: Los supervisores en obra suben fotos y envían RFIs (Requests for Information), mejorando la respuesta entre el sitio y la oficina.
- Clientes más felices: Pórtico reportó una mayor satisfacción del cliente gracias a una mejor transparencia en los proyectos.
Aprendizajes y el impacto en la industria
El éxito de Pórtico con Buildpeer dejó una lección clara: los procesos personalizados y flexibles pueden combinarse con herramientas tecnológicas para mejorar la eficiencia.
“Tener una plataforma que facilite la comunicación, la colaboración y el almacenamiento de información es invaluable. Algo que correos electrónicos, WhatsApp y Teams no podían lograr.”
La flexibilidad de Buildpeer permitió que la empresa escalara su uso en distintos tipos de proyectos, desde casas de lujo hasta desarrollos más grandes como complejos de departamentos. Su interfaz intuitiva facilitó que incluso trabajadores sin experiencia en tecnología pudieran subir fotos y reportes sin complicaciones.
Cuando le preguntaron a Alejandro si recomendaría Buildpeer a otros desarrolladores, arquitectos o constructoras, su respuesta fue clara:
“Por supuesto que no… ¡es nuestra ventaja competitiva! Pero siendo sinceros, definitivamente lo recomendaría porque nos permite tener una comunicación que antes simplemente no era posible con herramientas tradicionales como correos, WhatsApp o Teams.”
¡Checa la entrevista completa en nuestro canal de YouTube!
https://youtu.be/esRRKOzwjTo?feature=shared
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